Nettelsee - 054/22/2025

Die Neufassung der Geschäftsordnung der Gemeinde Nettelsee wird beschlossen.

 

Mit Urteil vom 24.04.2024 hatte das Schleswig-Holsteinische OVG mehrere Aussagen dazu getroffen, in welcher Form die Ladung zu Sitzungen der Gemeindevertretung zu erfolgen hat. Ausgangspunkt für das OVG war die Tatsache, dass § 34 GO bisher keine näheren Bestimmungen dazu enthält, in welcher Form die Gemeindevertreter/innen zur Sitzung zu laden sind. Das OVG hatte die Bestimmung im Gesetz so ausgelegt, dass eine Ladung schriftlich erfolgen müsse und dass Schriftform unter Rückgriff auf das BGB dann eingehalten ist, wenn das Dokument eigenhändig durch Namensunterschrift d. Vorsitzenden unterzeichnet wurde. Es genüge dann auch, wenn das so gezeichnete Dokument eingescannt und entsprechend per E-Mail verschickt oder hochgeladen wird.

Der Schleswig-Holsteinische Landtag hat am 24.07.2025 die Gemeindeordnung geändert. Neu gefasst wurde u. a. auch § 34 GO. Ausdrücklich wird nun festgehalten, dass die Form der Ladung durch die Geschäftsordnung geregelt wird. Damit wird es möglich sein, selbst die Form der Ladung zu einer Sitzung so zu bestimmen, dass insbesondere die gängigen Verfahren unter Nutzung von Ratsinformationssystemen zulässig und rechtssicher sind. Insbesondere war es das Ziel, dass die Nutzung von Ratsinformationssystemen fortgeführt werden können, ohne auf eigenhändige Unterschriften der Vorsitzenden oder eingescannte Dokumente zurückgreifen zu müssen.

Bei den Neufassungen der Geschäftsordnungen aller amtsangehörigen Gemeinden und des Amtes im letzten Jahr wurde für die Ladung zu Sitzungen die Bereitstellung im Sitzungsinformationssystem des Amtes und der amtsangehörigen Gemeinden verwendet. Dadurch besteht bereits eine rechtskonforme Regelung, die dem neuen § 34 GO entspricht.

 

Trotzdem besteht Bedarf an der Überarbeitung der Geschäftsordnungen, da das Sitzungsinformationssystem „PV-RAT“ durch das neue namens „ALLRIS“ abgelöst werden soll und in den aktuellen Geschäftsordnungen ein Link für den Aufruf von „PV-RAT“ angegeben ist. Das muss unbedingt vor Inbetriebnahme von „ALLRIS“ geändert werden. Ein weiterer Grund für den Bedarf einer Überarbeitung liegt darin, dass das o. a. Urteil des OVG Hinweise gegeben hat, in welcher Weise Formfehler bei der Ladung zu einer Sitzung geheilt werden können.

 

 

 

 

Von Seiten der Verwaltung wird aufgrund von gesammelten Erkenntnissen zu den Themen „Fraktionsgründung/Fraktionsbeitritt“ und „Anträge/Verlangen“ der Bedarf gesehen, die entsprechenden §§ zu überarbeiten und eindeutige Erfordernisse aufzuzeigen. Für letzteres wird vorgeschlagen, das Erfordernis der Schriftform entsprechend § 126 Abs. 1 BGB (mit eigenhändiger Namensunterschrift) vorzusehen.

Mit Einführung von „ALLRIS“ wird es einen digitalen Workflow zwischen der Verwaltung und den Vorsitzenden zwecks Abstimmung/Freigabe der Einladungen und Tagesordnungen geben, der sehr wahrscheinlich einen längeren Vorlauf für die Abstimmung mit dem Amt erfordern wird ( daher Frist in § 3 auf drei Wochen verlängert).

Zielsetzung bei einer Einladung sollte sein, dass möglichst auch die Beschlussvorlagen zu diesem Zeitpunkt bereitstehen. Die Erfahrungen haben allerdings gezeigt, dass die in § 5 festgelegte Frist sehr häufig nicht ausreicht und Beschlussvorlagen nicht selten erst kurz vor der Sitzung bereitstehen. Es wird daher vorgeschlagen, diese Frist auf einen Monat festzusetzen.

 

Zur Reduzierung des Verwaltungsaufwandes und in Anbetracht der kurzen Vorbereitungszeit seit Inkrafttreten der Gesetzesänderung der GO wird für die vorgeschlagenen Änderungen der Geschäftsordnung eine Neufassung derselben vorgesehen. Der Entwurf dazu enthält künftig nur noch an den Stellen eine Fundstelle des betreffenden Paragrafen, wo es unbedingt notwendig ist, da ansonsten bei Gesetzesänderungen andauern die Geschäftsordnung zu ändern wäre. Dieser Beschlussvorlage wird neben dem eigentlichen Entwurf eine weitere Fassung beigefügt, aus der die bisherige und in Rot die neue Formulierung ersichtlich ist.